1.はじめに

　 社会保険労務士アキ・オフィス（以下「当事務所」といいます）は、社会保険に係る事務等の受託業務及びその他の事業を行うにあたり、お客様からお預かりした個人情報、個人番号及び特定個人情報は、ご本様人及びお客様の従業者の皆様にとって極めて重要なものであり、その取扱いには細心の注意を要するものであることから、「個人情報の保護に関する法律」、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」、その他個人情報及び特定個人情報の取扱いについて定められた法令、関係省庁のガイドライン等を遵守し、以下の通り方針を定め安全管理の実施と適正な取扱いを徹底致します。
　受託業務及びその他の業務を円滑かつ安全に実施し、お客様の事業の発展に寄与するとともに、見直しを行い、改善を実施してまいります。

2.個人情報の利用目的

　当事務所は、お客様からお預かりした個人情報、個人番号及び特定個人情報を以下の目的のために利用させていただきます。

  1. お預かりした受託業務実施のための従業者等の個人情報
    1. 受託内容に基づき社会保険及び人事・給与等の手続きを行うために必要な範囲
    2. 社会保険並びに人事・給与等に関するコンサルティング、問題解決等、お客様への支援業務の実施
    3. 採用、退職等の手続等を実施するために必要な範囲
  2. お客様及びご本人様の個人情報
    1. 当事務所の提供するサービスに関する情報の提供、イベント等のご案内、ニュースレター、メールマガジン等各種情報の提供、配布あるいは送信
    2. 当事務所に対するご意見、ご要望、アンケート等の実施
    3. 採用、退職等の手続等を実施するために必要な範囲
    4. お客様からのお問合せ、ご相談、苦情等に対応するため
  3. お預かりした個人番号及び特定個人情報
    1. 法令において定められた、厚生年金、健康保険、雇用保険等の個人番号関係事務実施のため
    2. 法令において定められた、源泉徴収票等、所得税、住民税等の個人番号関係事務実施のため
    3. その他、法令で定められた利用目的のうち、当事務所の各種事務並びに受託業務の実施のため必要となる個人番号関係事務実施のため

3.利用目的の公表、通知、明示等

　当事務所は、適切な方法で利用目的の通知、公表、明示を行います。

4.利用目的の変更

　当事務所は、個人情報の利用目的を変更する場合には、ご本人様の同意を取得致します。
　個人番号及び特定個人情報に関しては法令で定められ、取得時に明示された利用目的の範囲内で利用致します。法令で定められた利用目的の範囲内で変更する際には、新たな利用目的を明示し、本人確認を行った上、再度取得致します。
　受託業務の実施のために個人情報、個人番号及び特定個人情報を利用する場合は、委託元で取得時に通知、公表あるいは明示された利用目的に従い、変更が必要な場合には、提供者である委託元での適切な対応を依頼致します。

5.個人情報、個人番号及び特定個人情報の取得

　個人情報、個人番号及び特定個人情報の取得に際しては法令及びガイドラインに示された方法を遵守し適法かつ公正な手段により行います。また、取得時の状況が不適正あるいは不明確な個人情報、個人番号及び特定個人情報に関しては取扱いを行いません。業務委託に基づき、その取得を代行する場合にも、委託元で特定された利用目的を明示し、本人確認を実施した上で提供を受けます。

6.正確性の確保と廃棄

　個人情報、個人番号と特定個人情報は利用目的を達成する上で必要な正確性を確保し、保全に努めます。また、不要となった場合には速やかに安全な方法で廃棄致します。

7.安全管理措置

　当事務所は、個人情報、個人番号及び特定個人情報に対する不正アクセス、漏えいや紛失、破壊等を防止するために、必要な組織的、人的、物理的、技術的安全管理措置を講じ、お客様の個人情報、個人番号及び特定個人情報を適正に利用し、安全に管理致します。安全管理措置の実施に当たっては、法令及び該当するガイドラインの規定を遵守するとともに、適宜見直し、改善を実施致します。

8.従業者の監督

　お客様及びご提供頂いたの個人情報、個人番号及び特定個人情報の取扱いに関して、従業者に対して適切な指導、監督を行います。
　全従業者に個人情報、個人番号及び特定個人情報の適正な取扱と保護及び適切な管理についての研修を実施し、周知徹底させるとともに、今後も継続的に見直しを行い、改善を図ってまいります。

9.委託先の監督

　当事務所の業務及びお客様からの受託業務の一部あるいは全部を委託する場合には、適切な委託先を選定するとともに、当該委託先における個人情報、個人番号及び特定個人情報の取扱いに関して、適切な指導、監督を実施致します。また、委託先が再委託を行う場合においても同様に対応致します。

10.個人情報の第三者提供及び特定個人情報の提供制限

　当事務所は、法令に定められる場合を除き、お客様及びご提供頂いたの個人情報を第三者に提供いたしません。また、個人番号及び特定個人情報に関しては法令で定められた個人番号関係事務の実施及び法令で定められた場合を除き提供を致しません。但し、個人情報に関しては、お客様の同意があった場合にのみ、その範囲内において第三者への提供を行います。

11.共同利用

　当事務所は、個人情報を共同利用する場合には別途以下の必要事項を明示致します。

  1. 共同利用する個人情報の項目
  2. 共同利用者
  3. 共同利用の目的
  4. 個人情報の管理について責任を有する者

＊特定個人情報は共同利用の対象とはなりません。

12.開示、訂正、削除、消去、利用停止等

　お客様がご自身の個人情報の利用目的の通知、個人情報の開示、訂正、追加、削除、提供停止、利用停止、消去を請求される場合、ご本人からの求めであることを確認させて頂いた上で、法令及び該当するガイドラインの定めるところに従って、速やかに対応させて頂きます。
　お申し出は、ご相談窓口でお受け致します。なお、個人情報の開示またはその利用目的の通知にあたっては、有償にて取扱いさせて頂く場合がございます。

13.相談窓口

お客様ご相談担当　048-711-2871
受付時間　月～金曜日 10：00～16：00（土日祝祭日、その他指定日を除く）

平成28年1月1日
社会保険労務士　アキ・オフィス
代表　冨樫　晶子